Secrétariat bureautique bilingue

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CARTE SYNOPTIQUE

Spécialité : Secrétariat bureautique bilingue (SBB)

Présentation du programme de formation
Rubriques Renseignements
1
Nom de la formation Secrétariat Bureautique Bilingue
2
Secteur Secrétariat
3
Filière Techniques de la communication
4
Spécialité Secrétariat Bureautique Bilingue
5
Branche d’activité de référence Service
6
Nature de la formation Initiale
7
Âge d’accès 18 ans au moins
8
Pré-requis Aucun
9
Diplôme ou Niveau académique minimum requis CAP, BEPC ou 4e année de secondaire, premier cycle ou GCE OL ou form IV
10
Lieux de la formation Centre de formation et milieu professionnel
11
Sanction en fin de formation Diplôme de qualification professionnelle
Volumes horaires
Rubriques Renseignements
1
Durée totale ou période de la formation 12 mois y compris le stage
2
Durée présentielle (au Centre de formation) 09,5 mois
3
Durée de stage 2,5 mois
4
Volume horaire total 1280 h
Tâches et modules
Rubriques Renseignements
1
Nombre de tâches (compétences) 11
2
Nombre total de modules 12 y compris le stage
3
Nombre total de modules de formation générale 05
4
Nombre total de modules de formation spécifique 07
Eléments de la certification
Rubriques Renseignements
1
Nombre total d’épreuves 07
2
Nombre total d’épreuves de connaissance générale 03
3
Nombre total d’épreuves de connaissances spécifiques (technologiques) 04
4
Nombre total d’épreuves pratiques 03
5
Note éliminatoire des épreuves de connaissances générales < 05/20
6
Note éliminatoire des épreuves pratiques < 12/20
7
Note éliminatoire de l’épreuve orale < 12/20 < 12/20

1-DESCRIPTION DU METIER

Cette première section du Référentiel du diplôme – Secrétariat bureautique bilingue définit le champ des activités professionnelles auxquelles prépare le Diplôme de Qualification Professionnelle(DQP). Souvent intitulée Référentiel d’activités professionnelles, elle décrit les activités et les tâches que sera appelée à exercer la personne titulaire du diplôme dans les premières années de sa vie professionnelle. La description du métier s’appuie sur l’analyse des situations de travail correspondant à la cible du diplôme, suite à une enquête de terrain et des consultations auprès d’employeurs, de formateurs et d’employés. Elle tient également compte des évolutions prévisibles des activités et du métier tel quel.

A-Définition

Les tâches et le salaire de secrétaire bureautique varient d’une entreprise à l’autre et, de plus en plus, certaines personnes titulaires du diplôme s’installent à leur propre compte. Après l’analyse de la situation du travail, on peut dire que le secrétariat bureautique demande qu’une personne, au sein d’une équipe de travail de bureau et avec un haut degré d’autonomie, accomplisse différentes tâches administratives et aide les gestionnaires et les professionnels dans leur travail de bureau. Le champ d’action comprend entre autres l’exécution de tâches de secrétaire telles que la saisie et la présentation de documents (lettres, notes, rapports), l’ouverture et la distribution du courrier, l’organisation des réunions etc.

  • Types d’entreprise

    La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» exerce ses activités dans tous les secteurs : entreprise privée, entreprise publique (ministères, …), entreprise parapublique, entreprise multinationale, cabinet d’avocat, cabinet de médecin, secrétariat public (auto-emploi), etc.

  • Emplois concernés

    Étant donné la vaste gamme de secteurs où la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue » peut exercer ses fonctions, il n’est pas étonnant que les appellations de poste changent d’une entreprise à l’autre, souvent en tenant compte des responsabilités qui lui sont accordées. On parle par exemple de : secrétaire, secrétaire réceptionniste, assistant de fonctions, assistant de direction, secrétaire publique, opérateur de saisie, secrétaire informatique, etc.

  • Place dans l’organisation

    Il s’agit donc de personnes qui travaillent pour un service ou pour un chef hiérarchique, et ce, dans tous les secteurs d’activités professionnelles. Il peut également s’agir de personnes installées à leur propre compte, offrant des services au grand public. La personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» exerce ses activités sous l’autorité et l’encadrement du responsable du service où elle travaille. Elle est autonome, et le degré d’autonomie et de responsabilité varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. Le contexte professionnel se caractérise par : - l’évolution des technologies et logiciels informatiques - l’informatisation des services - le nombre de personnes pour qui la personne doit travailler - les relations avec divers services internes et externes - les relations avec les visiteurs et contacts professionnels - les relations avec le personnel de l’entreprise.

  • Environnement économique et technique des emplois

    Ce métier s’exerce avec un degré d’autonomie et de responsabilité qui varie selon l’organisation, la taille et le domaine d’activité de l’entreprise. La majeure partie de l’activité s’effectue en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. Cependant, les relations avec les autres services et les communications parfois nombreuses en provenance de l’extérieur influent sur le rythme de travail et imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours. Ce travail exige la maîtrise de l’outil informatique et l’utilisation des équipements de bureau et des outils de communication.

B-Les responsabilités

Les responsabilités qui sont confiées à une personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» varient d’une entreprise à une autre et même sont fonction de la taille de cette entreprise sans oublier le mode de gestion qu’emploie la direction. Une fois que les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» ont acquis une bonne expérience de travail et ont démontré un intérêt pour ce qu’elles font, il n’est pas rare que d’autres tâches leurs soient confiées, ce qui les enrichit et donne des possibilités d’une plus grande responsabilité. Les secrétaires qui ont une bonne expérience deviennent le bras droit de leur supérieur. Quelle que soit la responsabilité, la personne se doit de montrer un intérêt au travail qui lui est confié, d’exécuter ses tâches de façon efficace et correcte et de développer une capacité à toujours apprendre.

C-Conséquences de l’évolution technologique sur le métier

Les entreprises utilisent de plus en plus l’outil informatique et de communication de plus en plus sophistiqué. Les responsables font souvent eux-mêmes la saisie de leurs documents et utilisent le courrier électronique (Internet, Intranet). De même, on observe que la machine à dactylographier mécanique ou électronique n’a plus sa place. Dans ce nouveau contexte, les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» sont parfois appelées à délaisser les prises de notes et la saisie pour des tâches plus complexes. C’est ainsi qu’elles devront effectuer la rédaction ou la correction de documents, ainsi que le traitement de texte, pour les rendre agréables et sans fautes avec une langue impeccable. Elles devront également apporter un soutien technique aux utilisateurs de l’outil informatique et savoir utiliser Internet. Les entreprises tendent vers une exploitation maximale des divers logiciels. En développant leur connaissance de l’outil informatique et de communication, et en se tenant à jour par rapport aux améliorations souvent apportées aux logiciels, les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» permettent à leur supérieur hiérarchique d’économiser du temps et de l’argent tout en enrichissant leurs tâches.

D-Perspectives d’emploi

Les perspectives d’emploi sont généralement qualifiées de moyennes et peuvent devenir bonnes si la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» maîtrise bien la langue dans laquelle elle travaille tout en faisant l’effort d’être capable de converser dans la deuxième langue. De même, en essayant de comprendre le fonctionnement des différents outils mis à sa disposition, la personne peut avoir d’autres ouvertures. Toutefois, les perspectives d’emploi doivent être examinées aussi en fonction des conditions de travail (salaires, avantages, évolution). Le salaire offert est variable et dépend du poste occupé et de la taille de l’entreprise. L’emploi indépendant ne devrait pas être exclu. Les personnes titulaires du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» peuvent offrir des services dans les domaines de la saisie, la reliure, le traitement de texte, etc. Les avantages dépendent également de la taille de l’entreprise et des possibilités que cette dernière peut offrir à ses employés. Dans le cadre de son évolution professionnelle, la personne titulaire du Diplôme de Qualification Professionnelle en « Secrétariat bureautique bilingue» pourra assumer des responsabilités accrues ou plus spécialisées dans le cadre de son service. Les compétences acquises, éventuellement reconnues par la validation des acquis de l’expérience, pourront lui permettre d’accéder à des responsabilités de niveau supérieur.

2-PRESENTATION DU PROGRAMME DE FORMATION

Le programme de formation se présente comme suit:
Rubrique Renseignements
1
Nom de la formation Secrétariat bureautique bilingue
2
Secteur Secrétariat
3
Filière Technologie de la communication
4
Spécialité Secrétariat bilingue
5
Branche d’activité de référence Service
6
Nature de la formation Initiale
7
Âge d’accès 18 ans au moins
8
Pré-requis Aucun
9
Diplôme ou Niveau académique minimum requis CAP, BEPC ou 4e année de secondaire, premier cycle ou GCE OL ou form IV
10
Durée ou période de la formation 10 mois, y compris la période de stage
11
Lieux de la formation Centre de formation et milieu professionnel
12
Sanction en fin de formation Diplôme de qualification professionnelle/ Vocational Qualification Diploma

3- TABLEAU DE SYNTHESE DU PROGRAMME DE FORMATION

Le programme de formation professionnelle en Secrétariat bilingue est ouvert aux personnes ayant au moins un diplôme de second cycle du secondaire ou justificatif de ce niveau et aux titulaires de validation des acquis correspondants. En outre, ces personnes devront satisfaire au test d’orientation professionnelle et réussir le test de préformation (au besoin). D’une durée de 12 mois, dont 9,5 mois en présentiel et 2,5 mois en milieu de travail (un minimum de dix semaines sur une période de douze mois), le programme comporte sept modules qui conduisent à l’obtention d’un Diplôme de qualification professionnelle en Secrétariat bilingue (Bilingual Secretaryship Qualification Diploma). Il y a deux types de modules :

  • Les modules obligatoires, qui font partie de toute formation et qui peuvent être dispensés à tout moment de la formation ;
  • Les modules de spécialité, qui permettent aux apprenants d’acquérir les compétences dont ils ont besoin pour exercer leur métier.

A-Tableau de synthèse du Programme de formation

Tableau de synthèse du Programme de formation
N° du module Titre Nombre d’heures hebdomadaires Nombre d’heures total
1 Connaissances générales de base en français 04 30
2 Connaissances générales de base (2e langue) 08 80
3 Sensibilisation aux IST/MST/VIH/SIDA 02 10
4 La vie professionnelle 04 40
5 Insertion professionnelle 04 40
6 Utilisation des outils bureautiques 16 400
7 Accueil et communication 04 60
8 Gestion de l’information et de la documentation 04 80
9 Rédaction des écrits professionnels 04 06
10 Tenue de la comptabilité du service 04 40
11 Suivi administratif dans les services 04 40
12 Stage en entreprise 40 400
Total 1280

B-Buts de la formation

Les buts du Programme en Secrétariat bilingue sont définis à partir des buts généraux de la formation professionnelle et en tenant compte de la situation de travail. La formation a pour but de doter les apprenants de compétences pratiques dans les métiers du Secrétariat et de la bureautique, en tenant compte de la situation et de la demande du marché du travail.

1.Rendre la personne efficace dans l’exercice du métier de Secrétaire Comptable

a. permettre à l’apprenant de réaliser correctement, avec des performances acceptables au seuil d’entrée sur le marché du travail, les tâches et les activités inhérentes au secrétariat bilingue ;
b. lui permettre d’évoluer adéquatement dans le cadre du travail en favorisant :
  • i. l’acquisition des habiletés intellectuelles qui rendent possibles des choix judicieux au moment de l’exécution des tâches ;
  • ii. le développement du souci de communiquer efficacement avec ses supérieurs, collègues et clients éventuels ;
  • iii. l’habitude d’une préoccupation constante au regard de la santé et de la sécurité au travail ;
  • iv. le renforcement des habitudes d’attention et de précision dans l’exécution des différentes tâches de secrétaire bilingue ;
  • v. le renforcement des habitudes de communication et de meilleurs contacts avec les clients.

2. Assurer l’intégration de la personne à la vie professionnelle

a. permettre à l’apprenant de prendre connaissance du comportement du marché et plus particulièrement, du contexte de l’exercice de la profession de secrétaire bilingue ;
b. sensibiliser aux droits individuels et aux responsabilités comme travailleur et les obligations liées à sa profession.

3. Favoriser l’évolution et l’approfondissement des savoirs professionnels

a. favoriser le développement de l’autonomie, du sens des responsabilités et le goût de la réussite ;
b. susciter le développement de la recherche d’excellence ;
c. favoriser le développement de l’habitude d’évaluer ses propres produits finis ;
d. favoriser la compréhension de la dynamique sous jacente au travail de secrétaire bilingue ;
e. favoriser l’acquisition des méthodes de travail et le sens de la discipline et de la confidentialité.

4. Favoriser la mobilité professionnelle

a. permettre de développer de bonnes attitudes à l’égard des changements technologiques et des situations nouvelles de travail ;
b. permettre d’accroître sa capacité d’apprentissage, d’information et de documentation;
c. préparer à la recherche dynamique d’un emploi.

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